Todos asisten a ellas, la mayoría de la gente las odia y pocos las hacen bien ¿De qué estamos hablando? ¡Juntas! Se supone que las juntas son un motor de colaboración y productividad, pero los estudios muestran que menos del 50 % del tiempo dedicado a las juntas se considera efectivo y útil, y no solo eso, sino que muchas veces las acciones pactadas en las juntas quedan al aire, provocando atrasos y cada vez más reuniones inefectivas.

Este mal uso de las juntas se puede prevenir si aprendemos a diseñar, ejecutar y participar mejor en ellas. Aquí te dejo cuatro consejos para lograr que tus reuniones sean de valor y apoyo al trabajo en equipo, entre ellos conocerás la herramienta de Minutas del CRM Mantic 360.

1.- Haz un calendario de juntas.

Como dice mi cantante favorita, “si fallas en planear, planeas fallar”. Una gran manera de evitar juntas inefectivas y reaccionarias es pactando de antemano las que sí o sí debes tener y definir la siguiente información:

Nombre de la junta: (Ej: Junta de marketing).

Objetivo: (Ej: Revisión de los resultados de las estrategias de generación de demanda).

Asistentes: (Ej: Gerente de marketing y equipo de marketing).

Frecuencia: (Ej: Semenal).

Duración: (Ej: 1hr).

Día y hora: (Ej: Viernes 10:00 A.M).

Esto te permitirá saber cuántas y cuáles juntas son realmente necesarias y podrás organizarlas de manera que ayuden a la productividad.

Tip: Con el CRM puedes agendarlas en el calendario colectivo y automatizar recordatorios para que cada miembro del equipo siempre tenga presente las juntas que le corresponden.

2.- Crea una estructura (y manténla simple).

La mejor forma de asegurarte de que se cumplan los objetivos de la junta en tiempo y forma, es creando una estructura y adherirse a ella. Ejemplo:

Junta comercial semanal.

9:00AM – Bienvenida y lectura de minuta pasada.

9:15AM- Revisión de reporte de leads.

9:30AM – Revisión de oportunidades de venta.

9:45AM – Lectura de minuta nueva y cierre.

Asímismo, una gran manera de hacer partícipe a los miembros del equipo y, además, contribuir a la productividad de la junta es asignando a un encargado de medir el tiempo (como actividad, puedes ir rotando el puesto).

3.- Lleva una minuta.

Este punto es el santo grial de las juntas efectivas, y en Mantic 360 nos lo tomamos muy en serio. El CRM cuenta con una herramienta especial para crear minutas que ayuda a los equipos sacar el máximo provecho de sus juntas y asegurarse de que todos los acuerdos se cumplan.
Ejemplo del panel de minutas en el CRM Mantic 360.
Al crear una nueva minuta, puedes configurar la información básica de la misma:
Ejemplo de los datos que se pueden agregar cuando se crea una minuta.

Y asignar a los usuarios participantes:

Ejemplo de la opción de agregar participantes a una minuta.

Asímismo, pueden ir agregando a la minuta cada acuerdo nuevo que surja, y no solo eso, sino que al agregar un responsable y agendar fecha y hora de compromiso ¡Se puede crear un evento que se agende en su calendario! 

Ejemplo de una actividad agregada en una minuta.

Al final de la junta está la opción de enviar la minuta a todos los participantes y cada quien sabrá (e incluso tendrá agendado) qué es lo que tiene que entregar para las siguientes juntas. 

Esta herramienta es de extremo valor para los líderes de equipo que desean llevar un mejor seguimiento de sus juntas.

4.- Realiza un seguimiento de los acuerdos

Es recomendable hacer un recordatorio de las entregas pendientes antes de la siguiente junta. Algunos lideres de equipo tienen una reunión exprés unos días antes para leer la minuta y recordar pendientes. Si no tienes tiempo de hacer eso, no te preocupes.

Tip: Puedes automatizar recordatorios vía correo electrónico, de este modo cada quién recibirá una retroalimentación de sus actividades ¡y te ahorrarás una junta más!

Las juntas son el eje de la comunicación para: mejorar la toma de decisiones, facilitar consensos, compromisos y concretar acciones para lograr los objetivos ¡Qué importante es usarlas a nuestro favor! Si te interesa saber cómo puedes aprovechar la herramienta de minutas con Mantic 360 para tu empresa, contáctanos y con gusto te enseñamos.